Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, po co, na jakiej podstawie i jak długo, komu je przekazujemy oraz jakie masz prawa. Dotyczy strony dobrapsychoterapia.com, a także kontaktu z Gabinetem Dobra Psychoterapia telefonicznie, e-mailem i w gabinecie.
RODO to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Monere Magdalena Jarosz, ul. Sudecka 3a, 58-340 Głuszyca, NIP 8851306536, REGON 380353497, prowadząca Gabinet Dobra Psychoterapia (dalej: „Gabinet” lub „my”).
Kontakt w sprawach danych osobowych:
- e-mail: gabinet@dobrapsychoterapia.com,
- telefon: +48 459 59 00 20,
- list: ul. Sudecka 3a, 58-340 Głuszyca.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz lub dzwoń bezpośrednio do Gabinetu.
2. Skąd mamy Twoje dane
Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie: z formularza kontaktowego, z formularza rezerwacji, z wiadomości e-mail, z rozmów telefonicznych i ze spotkań. Od operatora płatności Przelewy24 dostajemy informację o tym, czy płatność się powiodła. Jeśli zgodzisz się na pliki cookies analityczne, część danych o wizycie na stronie zbiera Google Analytics (pkt 3.7), a jeśli zgodzisz się także na pomiar skuteczności reklam, wybrane zdarzenia trafiają do Google Ads (pkt 3.8).
3. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie
3.1 Kontakt przez formularz, e-mail lub telefon
- Jakie dane: w formularzu kontaktowym: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz) i treść wiadomości. Przy kontakcie e-mailowym: adres e-mail i treść wiadomości. Przy kontakcie telefonicznym: numer telefonu i informacje z rozmowy.
- Po co: żeby odpowiedzieć na Twoją wiadomość, udzielić informacji i, jeśli chcesz, umówić sesję.
- Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes, czyli odpowiedź na wiadomość (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli pytasz o umówienie sesji: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Informacje o zdrowiu w wiadomości: jeśli w formularzu napiszesz coś o swoim zdrowiu, przetwarzamy to na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą zaznaczasz przed wysłaniem formularza. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć.
W pierwszej wiadomości nie musisz opisywać swojej sytuacji. Wystarczy krótka informacja, o szczegółach porozmawiamy na spotkaniu.
3.2 Rezerwacja i realizacja sesji
- Jakie dane: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrany termin i forma sesji (w gabinecie lub online), historia rezerwacji, odwołań i płatności. W trakcie terapii także informacje, które przekazujesz na sesjach (pkt 4).
- Skąd: z systemu rezerwacji na stronie (wtyczka Amelia; dane zapisują się w bazie danych strony na serwerze firmy hostingowej) albo z rezerwacji telefonicznej lub dokonanej w gabinecie.
- Po co: żeby zawrzeć i wykonać umowę o sesję: potwierdzić rezerwację e-mailem, wysłać link do spotkania online, skontaktować się w sprawie terminu, odwołania lub zmiany formy spotkania i prowadzić terapię.
- Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dla danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. h RODO (pkt 4).
Kopie wiadomości e-mail. Strona nie zapisuje kopii wiadomości e-mail, które wysyła automatycznie (na przykład potwierdzeń rezerwacji).
3.3 Sesje online
- Narzędzie: sesje online prowadzimy przez Google Meet (Google Ireland Ltd). Przed sesją dostajesz e-mailem link do spotkania.
- Jakie dane: obraz i dźwięk przesyłane w czasie rzeczywistym w trakcie sesji, Twoja nazwa i adres e-mail, jeśli łączysz się z konta Google, oraz dane techniczne połączenia (na przykład adres IP, rodzaj urządzenia i przeglądarki), które Google przetwarza, żeby połączenie działało.
- Po co: żeby przeprowadzić sesję online.
- Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dla danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. h RODO (pkt 4).
Spotkania online prowadzimy przez Google Meet (Google Ireland Ltd) na bezpłatnym koncie Google.
3.4 Płatności
- Rezerwacje przez stronę opłacasz z góry, od razu przy rezerwacji, przez Przelewy24 (PayPro S.A.), także BLIK-iem. Przetwarzamy wtedy: imię, nazwisko, kraj, adres e-mail, numer telefonu, kwotę, numer i opis zamówienia oraz status płatności. Nie pytamy o adres zamieszkania. Dane zamówienia zapisują się w bazie danych strony (WooCommerce). Nie otrzymujemy danych logowania do Twojego banku ani pełnych danych karty płatniczej.
- Sesje umawiane bezpośrednio w gabinecie możesz opłacić gotówką na miejscu. Wtedy przetwarzamy tylko dane potrzebne do rozliczenia płatności.
- Po co: żeby przyjąć płatność i w razie potrzeby zwrócić pieniądze.
- Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Przelewy24 przetwarza dane płatnika także jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności.
3.5 Rozliczenia i obowiązki podatkowe
- Jakie dane: imię i nazwisko, data, kwota i nazwa usługi; jeśli poprosisz o fakturę, także adres i NIP.
- Po co: żeby wystawić dokumenty sprzedaży, prowadzić ewidencję podatkową i przechowywać dokumenty przez okres wymagany przepisami.
- Podstawa prawna: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) wynikający z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości. Dla danych o zdrowiu wynikających z nazwy usługi: art. 9 ust. 2 lit. h RODO (pkt 4).
3.6 Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
- Jakie dane: dane z rezerwacji, płatności i korespondencji, potrzebne w danej sprawie.
- Po co: żeby ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami związanymi z umową.
- Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a dla danych o zdrowiu art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
3.7 Statystyki odwiedzin (Google Analytics 4), tylko po Twojej zgodzie
Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) uruchamia się dopiero wtedy, gdy zgodzisz się na pliki cookies analityczne w banerze. Bez Twojej zgody Google Analytics nie zapisuje plików cookies i nie zbiera danych o Twojej wizycie. Dopóki nie wyrazisz zgody, skrypt Google Analytics w ogóle się nie wczytuje (tak zwany podstawowy tryb zgody). W Google Analytics wyłączyliśmy Google Signals oraz udostępnianie danych Google do innych celów, a dane przechowujemy przez 2 miesiące.
- Jakie dane: identyfikatory zapisane w plikach cookies, odwiedzone podstrony, czas i źródło wizyty, przybliżona lokalizacja (kraj, miasto), rodzaj urządzenia i przeglądarki oraz zdarzenia: wysłanie formularza kontaktowego, dokonanie rezerwacji i kliknięcie w numer telefonu. Do Google Analytics nie przekazujemy imienia, adresu e-mail, numeru telefonu ani szczegółów rezerwacji. Według informacji Google, Google Analytics 4 nie zapisuje adresów IP.
- Po co: żeby wiedzieć, jak korzystasz ze strony, i ulepszać ją.
- Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć (pkt 11).
Nie używamy Google Analytics do remarketingu ani profilowania. Jeśli zgodzisz się także na pomiar skuteczności reklam, Google Analytics przekazuje do Google Ads informację o wybranych zdarzeniach (pkt 3.8).
3.8 Pomiar skuteczności reklam (Google Ads), tylko po Twojej zgodzie
Gabinet prowadzi reklamy w wyszukiwarce Google (Google Ads, Google Ireland Ltd). Jeśli w banerze wybierzesz „Akceptuję wszystkie”, Google Analytics przekazuje do Google Ads informację, że po kliknięciu reklamy nastąpiło jedno ze zdarzeń: kliknięcie w numer telefonu, wysłanie formularza kontaktowego albo rezerwacja. Dzięki temu wiemy, czy reklama przynosi kontakty. Jeśli wybierzesz „Tylko statystyki” albo „Odrzucam”, nic nie trafia do Google Ads.
- Jakie dane: identyfikator kliknięcia reklamy, identyfikatory zapisane w plikach cookies, rodzaj zdarzenia i jego czas. Do Google Ads nie przekazujemy imienia, adresu e-mail, numeru telefonu ani szczegółów rezerwacji.
- Po co: żeby mierzyć skuteczność reklam i decydować, na co wydawać budżet reklamowy.
- Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć (pkt 11).
Nie stosujemy remarketingu ani personalizacji reklam: nie tworzymy list odbiorców z osób odwiedzających stronę i nie kierujemy do nich reklam na podstawie tej wizyty.
3.9 Bezpieczeństwo i działanie strony
- Jakie dane: logi serwera: adres IP, data i godzina, adres odwiedzonej podstrony, informacje o przeglądarce.
- Po co: żeby chronić stronę przed atakami i nadużyciami oraz wykrywać błędy.
- Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Formularz kontaktowy chroni przed spamem mechanizm wbudowany we wtyczkę formularza, który działa na naszym serwerze i nie korzysta z zewnętrznych usług. Logowanie do panelu strony chroni dodatkowo jednorazowy kod wysyłany e-mailem.
4. Dane o zdrowiu
Informacja, że korzystasz z psychoterapii, oraz to, co mówisz na sesjach, to dane dotyczące zdrowia, czyli dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO). Dotyczy to także samej rezerwacji sesji, płatności za nią i korespondencji w tej sprawie.
Przetwarzamy te dane tylko w zakresie potrzebnym do rezerwacji, prowadzenia terapii, rozliczeń i ochrony przed roszczeniami. Podstawą prawną jest art. 9 ust. 2 lit. h RODO, czyli przetwarzanie niezbędne do zapewnienia opieki zdrowotnej lub leczenia na podstawie umowy z Tobą, przy zachowaniu tajemnicy zawodowej. W sprawach roszczeń podstawą jest art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
Informacje z sesji objęte są tajemnicą, zgodnie z kodeksem etycznym Stowarzyszenia Psychologów Chrześcijańskich, którym kieruje się psychoterapeutka.
Psychoterapeutka pracuje w stałej superwizji indywidualnej i grupowej. Omawiając pracę z superwizorem, nie podaje danych, które pozwalają rozpoznać pacjenta.
Notatki z przebiegu terapii psychoterapeutka prowadzi w formie papierowej i przechowuje je w gabinecie. Okres przechowywania: pkt 7.
5. Komu przekazujemy dane
Twoje dane mogą otrzymać tylko te podmioty, które są potrzebne do celów opisanych wyżej:
- SEOHOST Sp. z o.o. (Polska): hosting strony, bazy danych i poczty e-mail. Przetwarza dane na nasze zlecenie.
- PayPro S.A., operator Przelewy24: obsługa płatności internetowych, także BLIK. W zakresie płatności działa jako odrębny administrator.
- Google Ireland Ltd: Google Meet (sesje online), Google Analytics 4 i Google Ads (tylko po Twojej zgodzie), Kalendarz Google (jeśli synchronizacja jest włączona, pkt 3.2).
- Biuro rachunkowe: dane z dokumentów księgowych.
- Podmiot wspierający technicznie stronę: osoby i firmy, które wdrażają, aktualizują i naprawiają stronę, z dostępem tylko w zakresie technicznie niezbędnym, na podstawie umowy powierzenia.
- Organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Podmioty, które przetwarzają dane na nasze zlecenie, robią to na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO) i tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Umowę powierzenia mamy zawartą z biurem rachunkowym.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Firma hostingowa i operator płatności przetwarzają dane w Polsce. Google Ireland Ltd może przekazywać dane do Google LLC w USA i do innych krajów poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework (Google LLC uczestniczy w tym programie), a w pozostałych przypadkach standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Informacje o tych zabezpieczeniach możesz uzyskać, pisząc do nas.
7. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Jak długo |
|---|---|
| Korespondencja (formularz, e-mail, telefon), gdy nie doszło do rezerwacji | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dane rezerwacji, sesji, płatności i korespondencji z pacjentem | przez czas terapii, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń z umowy, nie dłużej niż 6 lat od końca roku, w którym zakończyła się terapia |
| Notatki z przebiegu terapii (papierowe, w gabinecie, pkt 4) | przez czas terapii, a po jej zakończeniu nie dłużej niż 6 lat od końca roku, w którym zakończyła się terapia; potem notatki są niszczone |
| Dokumenty księgowe | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Dane w Google Analytics | 2 miesiące (pkt 3.7) |
| Dane o skuteczności reklam w Google Ads | przez okres określony przez Google; pliki cookies: pkt 11 |
| Logi serwera i kopie zapasowe | kopie zapasowe hostingu: do ok. 2 miesięcy (według informacji SEOHOST, kopie dzienne, tygodniowe i miesięczne); logi serwera: przez okres ustalony przez SEOHOST. Dane usunięte ze strony mogą przez ten czas pozostawać w kopiach zapasowych. |
| Dane przetwarzane na podstawie zgody | do cofnięcia zgody |
| Pliki cookies | pkt 11 |
Po upływie tych okresów dane usuwamy albo anonimizujemy.
8. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO), jeśli nie musimy ich dalej przechowywać, na przykład z powodu obowiązków podatkowych,
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO): dotyczy to odpowiedzi na wiadomości, kopii e-maili, logów serwera i roszczeń; po sprzeciwie przestajemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że mamy ważne prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec Twoich interesów, albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO); cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Żeby skorzystać ze swoich praw, napisz na gabinet@dobrapsychoterapia.com, zadzwoń albo wyślij list. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy.
9. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych z formularza rezerwacji (imię, nazwisko, e-mail, telefon) nie możemy jednak przyjąć rezerwacji ani wykonać umowy, a bez adresu e-mail w formularzu kontaktowym nie możemy odpowiedzieć na wiadomość. Jeśli prosisz o fakturę, podanie danych do faktury wynika z przepisów podatkowych. Zgoda na pliki cookies analityczne i marketingowe jest całkowicie dobrowolna i jej brak nie ogranicza korzystania ze strony.
10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosujemy profilowania.
11. Pliki cookies
Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe, które strona zapisuje na Twoim urządzeniu. Część z nich jest niezbędna, żeby strona działała, na przykład żeby zapamiętać rezerwację w trakcie płatności. Na niezbędne pliki cookies nie potrzebujemy zgody. Na pliki cookies analityczne i marketingowe potrzebujemy Twojej zgody i bez niej ich nie zapisujemy.
| Rodzaj | Przykładowe nazwy | Cel | Jak długo | Czy wymaga zgody |
|---|---|---|---|---|
| Niezbędne: płatność za rezerwację (WooCommerce) | wp_woocommerce_session_*, woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart | utrzymanie zamówienia w trakcie płatności za rezerwację | do zamknięcia przeglądarki, sesja zamówienia do 2 dni | nie |
| Niezbędne: wybór w banerze cookies | kws_cookie_consent | zapamiętanie Twojego wyboru: statystyki, pomiar reklam albo brak zgody | 180 dni | nie |
| Niezbędne: pamięć podręczna strony (LiteSpeed) | _lscache_vary | wyświetlenie właściwej wersji strony, gdy masz coś w koszyku | w trakcie wizyty | nie |
| Analityczne: Google Analytics 4 | _ga, _ga_BV34QPRS2Q | statystyki odwiedzin (pkt 3.7) | do 2 lat | tak |
| Marketingowe: pomiar reklam Google Ads | _gcl_au, _gcl_aw | powiązanie kliknięcia reklamy z kontaktem albo rezerwacją (pkt 3.8) | do 90 dni | tak |
Nie używamy plików cookies remarketingowych ani do personalizacji reklam.
Jak zmienić lub cofnąć zgodę. Swój wybór możesz w każdej chwili zmienić przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony. Pliki cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych plików cookies może uniemożliwić rezerwację i płatność.
Strona płatności Przelewy24 i Google Meet działają w swoich serwisach i stosują własne pliki cookies, opisane w ich politykach prywatności.
12. Zmiany polityki prywatności
Politykę zmieniamy, gdy zmieniają się przepisy albo sposób, w jaki przetwarzamy dane, na przykład gdy dodajemy nowe narzędzie na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą obowiązywania.
Polityka prywatności obowiązuje od 7 października 2026 r.